Статьи

Январь Февраль Март Апрель Май Июнь
Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь

Шесть составляющих успешного внедрения проекта по автоматизации учета

Актуальность автоматизации учета сегодня не вызывает сомнения у руководителей и топ-менеджеров компании. Однако далеко не у всех есть четкое понимание, как правильно организовать данный процесс, чтобы уложиться в планируемые сроки и бюджет. Как показывает опыт наших проектов, основные составляющие успешного внедрения следующие:

  • Обязательное проведение обследования бизнеса заказчика перед началом проекта.
  • Грамотный подбор проектных команд со стороны заказчика и со стороны исполнителя.
  • Максимально подходящее к бизнес-деятельности заказчика прикладное решение в виде типового или отраслевого программного продукта «1С».
  • Квалифицированное выполнение работ по адаптации типовой конфигурации под индивидуальные требования клиента.
  • Богатый и разносторонний опыт исполнителя по решению задач автоматизации.
  • Ответственность с обеих сторон

Поговорим подробнее о каждом пункте.

1. «Не зная броду — не лезь в воду».

Невозможно автоматизировать учет на предприятии без знаний о его специфике. Практически в любой компании существуют утвержденные регламенты, которые отражают внутренние бизнес-процессы. В свою очередь, за соблюдение и исполнение каждого бизнес-процесса отвечает конкретный сотрудник.
Все бизнес-процессы взаимосвязаны между собой в той или иной последовательности. Их можно сравнить со звеньями цепи. Поэтому наиболее эффективно в начале проекта предоставить специалистам исполнителя возможность посмотреть на бизнес ситуацию компании «своими глазами», проинтервьюировать сотрудников, чтобы погрузиться в специфику работы заказчика. Это будет способствовать составлению максимально точного расчета стоимости и длительности будущего проекта по автоматизации учета.

2. Каков должен быть состав проектных команд?

Со стороны исполнителя все просто: менеджер проекта, аналитик и команда разработчиков. А вот со стороны заказчика несколько сложнее. Ведь заказчику придется, помимо выполнения задач в рамках обычной хозяйственной деятельности, еще и уделять внимание проекту по автоматизации учета. Для этого заказчику также необходимо сформировать проектную группу.
Оптимальный состав проектной группы со стороны заказчика следующий:

- менеджер проекта, который максимально компетентен в вопросе автоматизации учета и наделен полномочиями и правами в отношении прохождения проекта внутри компании;
 — рабочая группа, в состав которой входят сотрудники, обладающие достаточными знаниями о бизнес деятельности своей компании, которые могли бы проинициировать новые наиболее оптимальные варианты для автоматизации учета.
Проектная группа заказчика не просто следит за ходом выполнения внедрения, а принимает в нем непосредственное и самое живое участие.

3. Выбор типового решения, которое в последующем будет являться фундаментом для проекта по автоматизации учета.

На начальных этапах необходимо определиться с инструментом. Сегодня наиболее распространенным на территории Украины и России является программный продукт на платформе «1С: Предприятие». «1С» — это комплекс прикладных решений для автоматизации учета на предприятиях, занимающихся разными видами деятельности.
Следующим шагом будет выбор конфигурации «1С», который основывается на информации, полученной от заказчика во время выполнения предпроектного обследования, и глубоком знании представленного на рынке типового продукта «1С». Выбирается та конфигурация, которая в наибольшей степени покрывает задачи, необходимые компании в рамках проекта по автоматизации, чтобы минимизировать количество доработок, а соответственно оптимизировать бюджет на проект.

4. Адаптации типового решения под индивидуальные требования заказчика.

Для того чтобы заказчик в результате проекта получил продукт, разработанный индивидуально под требования его бизнеса, необходимо составить техническое задание. В этом документе отражаются основные моменты ведения учета, перечень необходимых доработок, перечень электронных документов новой системы в соответствии с бизнес-процессами, описание системы безопасности, а также указываются технические требования к будущей системе. Утвержденное заказчиком техническое задание является основой разработки конфигурации, в которой заказчик будет вести свой учет. При развитии бизнеса, как правило, возникает необходимость модернизации учетной системы. И крайне важным в этот момент будет наличие корректно написанной технической документации.

5. Опыт исполнителя.

Компания, которая внедряет новую учетную систему, обязательно должна обладать опытом в области автоматизации эффективных систем учета и управления. Чтобы удостовериться в грамотности будущего подрядчика, рекомендую ознакомиться со списком уже выполненных им внедрений. По возможности также желательно получить рекомендации клиентов и увидеть работающую систему. Исполнитель должен занимать достойное рейтинговое место среди партнеров-внедренцев.

6. Ответственность обеих сторон.

Хотелось бы отметить, что проект по внедрению учетной системы — это работа не только компании, которая берет на себя обязательства по выполнению проекта. А, как минимум, равноценный, а то и более интенсивный труд со стороны команды заказчика. Только при совместном вложении знаний, интеллекта, времени и желания, можно получить на выходе эффективную рабочую учетную систему. А это значит, что команда заказчика должна вовремя предоставлять необходимую информацию, тестировать разработанную систему, инициировать предложения по оптимизации, что позволит выдержать плановые сроки проекта.

Перечисленные шесть составляющих — это только вектор движения в правильном направлении в проектах по автоматизации учета. Но, придерживаясь приведенных рекомендаций, Вы станете на правильный путь успешного внедрения новой информационной системы.

Александр Костенюк,
август 2011 г.

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)