Статьи

Январь Февраль Март Апрель Май Июнь
Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь

Шесть составляющих успешного внедрения проекта по автоматизации учета

Актуальность автоматизации учета сегодня не вызывает сомнения у руководителей и топ-менеджеров компании. Однако далеко не у всех есть четкое понимание, как правильно организовать данный процесс, чтобы уложиться в планируемые сроки и бюджет. Как показывает опыт наших проектов, основные составляющие успешного внедрения следующие:

  • Обязательное проведение обследования бизнеса заказчика перед началом проекта.
  • Грамотный подбор проектных команд со стороны заказчика и со стороны исполнителя.
  • Максимально подходящее к бизнес-деятельности заказчика прикладное решение в виде типового или отраслевого программного продукта «1С:Підприємство».
  • Квалифицированное выполнение работ по адаптации типовой конфигурации под индивидуальные требования клиента.
  • Богатый и разносторонний опыт исполнителя по решению задач автоматизации.
  • Ответственность с обеих сторон

Поговорим подробнее о каждом пункте.

1. «Не зная броду — не лезь в воду».

Невозможно автоматизировать учет на предприятии без знаний о его специфике. Практически в любой компании существуют утвержденные регламенты, которые отражают внутренние бизнес-процессы. В свою очередь, за соблюдение и исполнение каждого бизнес-процесса отвечает конкретный сотрудник.
Все бизнес-процессы взаимосвязаны между собой в той или иной последовательности. Их можно сравнить со звеньями цепи. Поэтому наиболее эффективно в начале проекта предоставить специалистам исполнителя возможность посмотреть на бизнес ситуацию компании «своими глазами», проинтервьюировать сотрудников, чтобы погрузиться в специфику работы заказчика. Это будет способствовать составлению максимально точного расчета стоимости и длительности будущего проекта по автоматизации учета.

2. Каков должен быть состав проектных команд?

Со стороны исполнителя все просто: менеджер проекта, аналитик и команда разработчиков. А вот со стороны заказчика несколько сложнее. Ведь заказчику придется, помимо выполнения задач в рамках обычной хозяйственной деятельности, еще и уделять внимание проекту по автоматизации учета. Для этого заказчику также необходимо сформировать проектную группу.
Оптимальный состав проектной группы со стороны заказчика следующий:

— менеджер проекта, который максимально компетентен в вопросе автоматизации учета и наделен полномочиями и правами в отношении прохождения проекта внутри компании;
 — рабочая группа, в состав которой входят сотрудники, обладающие достаточными знаниями о бизнес деятельности своей компании, которые могли бы проинициировать новые наиболее оптимальные варианты для автоматизации учета.
Проектная группа заказчика не просто следит за ходом выполнения внедрения, а принимает в нем непосредственное и самое живое участие.

3. Выбор типового решения, которое в последующем будет являться фундаментом для проекта по автоматизации учета.

На начальных этапах необходимо определиться с инструментом. Сегодня наиболее распространенным на территории Украины и России является программный продукт на платформе «1С:Підприємство». «1С:Підприємство» — это комплекс прикладных решений для автоматизации учета на предприятиях, занимающихся разными видами деятельности.
Следующим шагом будет выбор конфигурации «1С:Підприємство», который основывается на информации, полученной от заказчика во время выполнения предпроектного обследования, и глубоком знании представленного на рынке типового продукта «1С:Підприємство». Выбирается та конфигурация, которая в наибольшей степени покрывает задачи, необходимые компании в рамках проекта по автоматизации, чтобы минимизировать количество доработок, а соответственно оптимизировать бюджет на проект.

4. Адаптации типового решения под индивидуальные требования заказчика.

Для того чтобы заказчик в результате проекта получил продукт, разработанный индивидуально под требования его бизнеса, необходимо составить техническое задание. В этом документе отражаются основные моменты ведения учета, перечень необходимых доработок, перечень электронных документов новой системы в соответствии с бизнес-процессами, описание системы безопасности, а также указываются технические требования к будущей системе. Утвержденное заказчиком техническое задание является основой разработки конфигурации, в которой заказчик будет вести свой учет. При развитии бизнеса, как правило, возникает необходимость модернизации учетной системы. И крайне важным в этот момент будет наличие корректно написанной технической документации.

5. Опыт исполнителя.

Компания, которая внедряет новую учетную систему, обязательно должна обладать опытом в области автоматизации эффективных систем учета и управления. Чтобы удостовериться в грамотности будущего подрядчика, рекомендую ознакомиться со списком уже выполненных им внедрений. По возможности также желательно получить рекомендации клиентов и увидеть работающую систему. Исполнитель должен занимать достойное рейтинговое место среди партнеров-внедренцев.

6. Ответственность обеих сторон.

Хотелось бы отметить, что проект по внедрению учетной системы — это работа не только компании, которая берет на себя обязательства по выполнению проекта. А, как минимум, равноценный, а то и более интенсивный труд со стороны команды заказчика. Только при совместном вложении знаний, интеллекта, времени и желания, можно получить на выходе эффективную рабочую учетную систему. А это значит, что команда заказчика должна вовремя предоставлять необходимую информацию, тестировать разработанную систему, инициировать предложения по оптимизации, что позволит выдержать плановые сроки проекта.

Перечисленные шесть составляющих — это только вектор движения в правильном направлении в проектах по автоматизации учета. Но, придерживаясь приведенных рекомендаций, Вы станете на правильный путь успешного внедрения новой информационной системы.

Александр Костенюк,
август 2011 г.

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)