Статьи

Автоматизация документооборота: для   чего и   кому нужна

  • Где можно найти коммерческое предложение, которое Вы составляли примерно полгода тому?
  • Можно ли быть уверенным, что заказчику ушла последняя версия договора, который Вы разрабатывали втроем с коллегами?
  • Как проконтролировать (и сделать наиболее сжатыми) сроки ознакомления сотрудников всех филиалов с новой процедурой?
  • Позвонил клиент, попросил выслать еще раз вчерашние материалы. Где их взять, если ответственный менеджер вчера ушел на больничный?

Компьютеры, сети, офисные приложения — мы не мыслим без них работу ни одной организации. Мы переходим от бумажных документов к электронным, но стало ли нам легче управляться с ними? Создаваемые нами электронные документы каким-то образом распространяются по организации и хранятся на различных носителях информации, они слабо контролируемы и не защищены должным образом.
Хаос бумажных документов легко обнаружить визуально, но хаос электронных документов не так очевиден, однако так же усложняет работу с документами. Мы пользуемся мощными компьютерами, а задача поиска конкретного документа, необходимого ПРЯМО СЕЙЧАС все так же сложна и неоднозначна.

Вывод: электронным документам необходима специальная система управления — СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД).

Что же такое система электронного документооборота и как подойти к ее внедрению?


Основные функции большинства СЭД:

  • Создание новых документов по шаблонам или без них.
  • Загрузка документов со сканера, из электронной почты, из файловой системы.
  • Ведение версионности редактирования, сравнение версий.
  • Хранение систематизированных каталогов документов.
  • Коллективная работа с документами по внутренней сети.
  • Формирование и контроль заданий (ознакомление, утверждение, исполнение и другие).
  • Журнал распространения и изъятия бумажных копий или оригиналов документов.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот 8» помимо вышеперечисленного реализует еще и:

  • ведение номенклатуры дел (поддержка бумажного делопроизводства).
  • доступ к документам, бизнес-процессам и отчетам через веб-интерфейс.
  • учет рабочего времени сотрудников.
  • контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
  • быстрый полнотекстовый поиск на трех языках: английский, украинский, русский.
  • простой интерфейс, максимально приближенный к привычному проводнику Windows.

Я считаю, что электронный документооборот нужен всем, любой компании, не зависимо от отрасли и масштаба.

Руководители и менеджеры практически каждой компании пользуются компьютерами (и/или ноутбуками), интернетом (и/или локальной сетью). Они создают сотни файлов, рассылают их по почте или по внутренней сети для согласований, рецензирования, ознакомления ли просто потому, что «так надо». Эти файлы в итоге множатся и неконтролируемо распространяются. Какие-то документы печатаются и начинают «отдельную жизнь» в виде бумажных экземпляров. Файлы с рецензиями возвращаются авторам и всегда есть риск, что кто-то перезапишет старую версию поверх новой, и все исправления последней редакции исчезнут. В системе электронного документооборота ведется версионность, файлы защищены гибко настраиваемыми правами доступа, они не множатся и не печатаются лишние копии (каждый раз другому пользователю передается только ссылка на хранящийся в системе документ).

Еще интереснее ситуация, когда уже окончательный подготовленный многострадальный документ ложится на стол к вышестоящему руководителю для согласования (и/или утверждения), со словами «Вот ознакомьтесь, а я через дня 3‒4 загляну за ответом». Вышестоящий выбрал время и в тот же день вычитал документ, но подчиненный зайдет за ним через 4 дня. В системе электронного документооборота подчиненный моментально получит информацию о результате согласования (и/или утверждения), и в жизненном цикле этого документа будут выиграны эти 4 дня.

Попробуйте ознакомить с новой инструкцией всех сотрудников пяти филиалов по области. Да не просто ознакомить, а под подпись, чтобы была запись об ознакомлении. Представили? А теперь оцените возможности электронного документооборота с веб-доступом: сотрудник зашел под своим логином в систему электронного документооборота, прочитал документ, который пришел к нему в задаче «Ознакомиться с документом», нажал кнопку «Ознакомился», — и автоматически сформировалась запись в журнале ознакомления, более того, зафиксировалась дата и время, когда он эту кнопку нажал. При этом вы ни одного варианта документа не распечатали! Сколько времени вы сэкономили на распечатывание и переплет? Сколько бумаги (и ресурса для принтера) вы сэкономили? Не говоря уже про экономию деревьев, как основного поставщика кислорода для нашей планеты!

Хотите узнать больше про преимущества, про выгоды и даже про проблемы внедрения документооборота — обращайтесь! У нас уже есть опыт автоматизации документооборота как своей собственной компании, так и компаний наших клиентов. И мы готовы делиться этим опытом.
Звоните: (0482) 34‒33‒22, (044) 360‒56‒00, (050) 392‒87‒55
ICQ: 623647809

Автор: Ольга Шава

директор по развитию компании «Абис-Софт»

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)