Предпроектное обследование (ППО)
ППО является одним из этапов разработки системы, в ходе которого определяются границы проекта, основные требования заказчика, выявляются компетентные сотрудники, которые в дальнейшем будут составлять команду от заказчика, активно участвующей в процессе разработки технического задания, тестировании системы и ее внедрения.
Результатом проведения ППО является отчет, который будет представлен на рассмотрение руководителей компании заказчика. Кроме того, в ходе ППО определяется необходимость проведения этапов разработки, а также расчет длительностей и стоимостей каждого из них.
По технологии проведения ППО представляет собой интервьюирование ключевых сотрудников компании, исследование документооборота и регламентных документов предприятия, проведение совещаний.
ППО предполагает анализ следующих аспектов деятельности компании
-
анализ документооборота;
Документооборот в любой компании отражает ее систему управления, поэтому анализ документооборота является очень важной составляющей предпроектного консалтинга. Собранные данные могут быть использованы для разработки рекомендаций по совершенствованию документооборота и уменьшению трудоемкости процесса обработки документации, а также для дальнейшей подготовки проекта внедрения. -
анализ информационных потоков;
Анализ информационных потоков, то есть перемещения информации от одного сотрудника или подразделения к другому, позволяет выявить недостатки в системе информационных потоков предприятия: точки дублирования, избытка и недостатка информации, а также причины задержек или сбоев. -
анализ бизнес-процессов;
Анализ бизнес-процессов компании позволяет представить четкую картину деятельности организации и выявить проблемные места, приводящие к недостаточно эффективной работе всего предприятия или отдельных подразделений: дублирование выполняемых сотрудниками функций, неоднозначное распределение ответственности по бизнес-процессам, функции «без хозяина». - анализ нормативно-справочной информации (НСИ); Правильно структурированная НСИ позволяет избегать большого количества сложностей, сбоев, потерь времени в работе организации. Даже такая банальная вещь, как отсутствие регламента для заведения новых номенклатурных позиций, может создать серьезные трудности для взаимодействия сотрудников компании друг с другом и с клиентами.
На основе анализа НСИ могут быть выработаны рекомендации и регламенты по созданию и поддержанию единой системы управления НСИ.
На этапе «Предпроектного обследования» производятся следующие работы
- анализ участков и знакомство с требованиями заказчика по каждому из них;
- проведение экспертной оценки степени существующей автоматизации участков заказчика и составление отчета о необходимом усовершенствовании;
- выбор базовой конфигурации на платформе «1С»;
- сопоставление основных бизнес-процессов и логики работы компании заказчика с реальными возможностями системы на платформе «1С»;
- подготовка отчета о предпроектном обследовании;
- утверждение отчета первыми лицами компании заказчика;
- на основании отчета о ППО составление плана технического задания по реализации автоматизированной системы, его сроков и бюджета.
Результат:
Результатом этого этапа является документы «Отчет о ППО» и «Устав проекта». Документы утверждаются специалистами заказчика.Так же результатом ППО будет окончательный выбор программного продукта.
В документе «Отчет о ППО» отражены:
- план проекта автоматизации, детализированный до каждого этапа проекта с описанием назначения каждого этапа и выполняемых работ;
- перечень направлений автоматизации;
- перечень необходимых изменений ПП «1С: Предприятие»;
- роли пользователей системы;
- технические требования к системе и порядок приемки работ.
В документе «Устав проекта» отражены:
- рамки проекта;
- цели проекта;
- временные рамки (ограничения) проекта;
- критерии успешности проекта;
- оргструктура проекта;
- ключевые участники проекта;
- менеджер проекта (заказчик);
- менеджер проекта (Абис);
- принципы работы по проекту;
- технические условия выполнения работ;
- согласование результатов работ;
- оформление результатов работ;
- риски проекта;
- план работ по проекту.