Оптимизация бизнес-процессов
Определение: Бизнес-процесс — это набор действий, преобразующих некие входные данные в некие выходные данные, посредством применения определенных ресурсов и под определенным управлением.
В каждой компании имеют место быть ряд бизнес-процессов, даже если компания об этом не задумывалась и так их не называет. Это могут быть процессы продаж, закупок, ряд производственных процессов, процессы делопроизводства, процессы управления, и многие другие.
С точки зрения автоматизации, очень хорошо, когда компания уже задумалась об описании бизнес-процессов, и занялась этим. Еще лучше, когда в компании внедрена и поддерживается система менеджмента качества (по международному стандарту ISO 9001), которая несет в себе подход с позиций процесса, и подразумевает полное описание выделенных в компании бизнес-процессов. Иначе любой проект по автоматизации должен начинаться именно с этого: выделение и описание автоматизируемых бизнес-процессов. Ведь давно уже известна присказка специалистов по автоматизации: «Автоматизируя хаос — получаешь автоматизированный хаос».
Именно поэтому мы, как специалисты в автоматизации, принимаем участие и в выделении, и в описании, и в оптимизации бизнес-процессов для наших клиентов. Даже идеально выстроенный и описанный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации. Ведь с течением времени меняются условия труда, подключаются новые рабочие места, возникают новые процессы, меняется количество участников процесса, теряются налаженные связи. Вследствие этого могут возникать конфликты, значительно замедляется исполнение бизнес-процессов, снижается качество выходных данных, и в итоге — снижается прибыль компании.
Становится очевидной необходимость в пересмотре и оптимизации бизнес-процессов: анализ (описание модели «как есть») и оптимизация — построение модели как будет. Та же самая ситуация возникает, когда перед компанией встает вопрос об автоматизации своей деятельности (целиком или по участкам).
Вовремя проведенная оптимизация бизнес-процессов позволит:
- снизить временные затраты;
- снизить операционные расходы;
- повысить управляемость компании;
- повысить качество обслуживания клиентов;
- достигнуть целевых показателей;
Это в свою очередь влечет за собой:
- снижение себестоимости продукции и услуг;
- повышение привлекательности для клиентов;
- ускорение принятия решений (быстрая реакция на изменения);
- повышается конкурентоспособность и устойчивость компании.
Оценивая плюсы и минусы, не следует забывать, что бизнес-процессы каждой компании взаимосвязаны, и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других. Прежде чем планировать объем изменений, нужно оценить, готова ли компания внедрять изменения. Лучше начать с небольшого бизнес-процесса, не требующего больших материальных и моральных затрат, постепенно приучая сотрудников к нововведениям, чем поставить амбициозные планы и в конце концов разочароваться, настроить персонал против каких-либо изменений в дальнейшем.
В этом смысле рекомендуем начинать с процессов управления документацией. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на прочие бизнес-процессы компании.
«1С:Документооборот 8» значительно упрощает процесс управления документами, так как в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- регистрация входящих и исходящих документов,
- просмотр и редактирование документов,
- контроль версий документов,
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Хотите узнать больше про преимущества, про выгоды и практику оптимизации бизнес-процессов — обращайтесь! Мы готовы поделиться своим опытом и найти наиболее оптимальное решение для Вас.
Звоните:
ICQ:
e-mail:
