Статьи

Январь Февраль Март Апрель Май Июнь

Методика заполнения реквизитов кассовых ордеров в конфигурации «1С:Підприємство. Бухгалтерія 8 для України»

Приведенные рекомендации моделировались в конфигурации «Бухгалтерія 8 для України», редакция 2.0.

Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств.

Основным документом, которым следует руководствоваться при оформлении и совершении кассовых операций в национальной валюте, является «Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине» № 637 от 15.12.2004 г., утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины (далее Положение № 637). Требования данного Положения распространяются на все предприятия (предпринимателей) Украины.

В данной статье описан механизм заполнения реквизитов кассовых документов с учетом требований Положения № 637.

Типовые формы первичных кассовых документов

В соответствии с п. 3.1. Положения № 637, кассовые операции оформляются первичными учетными документами:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер», далее ПКО (Рис. 1);
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер», далее РКО (Рис. 2).

Рисунок 1 – Приходный кассовый ордер (ПКО)
Рисунок 1 — Приходный кассовый ордер (ПКО)

Рисунок 2 – Расходный кассовый ордер (РКО)

Рисунок 2 — Расходный кассовый ордер (РКО)

Методика оформления приходного кассового ордера

Прием наличности в кассу проводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия (п. 3.3 Положения № 637).

Приходный кассовый ордер унифицированной формы КО-1 состоит из двух частей:

  • непосредственно самого приходного ордера, который остается в кассе предприятия;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру. Квитанция выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, как подтверждение принятия от него этих денег.

Для отражения операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер» (Рис. 3) (раздел «Банк и касса», группа «Касса»).

Проводки по счетам учета формируются при проведении документа в зависимости от вида операции указанного в реквизите «Вид операции».

Предусмотрены следующие виды операций:

  • Оплата от покупателя - при отражении поступления наличных денежных средств от покупателя в качестве оплаты за проданные товары, оказанные работы (услуги). При отражении этой операции в поле «Договор» документа «Приходный кассовый ордер» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «С покупателем», «С комиссионером» или «С комитентом».
  • Розничная выручка — при отражении приема выручки торговой точки в кассу организации.
  • Возврат от подотчетного лица - при отражении возврата денежных средств подотчетным лицом — сотрудником предприятия. При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников.
  • Возврат от поставщика — при отражении поступления наличных денежных средств, возвращенных поставщиком. При отражении этой операции в поле «Договор» документа «Приходный кассовый ордер» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «С поставщиком», «С комиссионером» или «С комитентом».
  • Возврат денежных средств работником - при отражении возврата сотрудником сумм излишне полученной заработной платы.
  • Получение наличных денежных средств в банке — при отражении факта получения наличных денежных средств с банковского счета организации в банке.
  • Расчеты по кредитам и займам — при отражении поступления наличных денежных средств по кредитам и займам. Договор надо выбирать тот, в котором установлен вид договора «Прочее».
  • Прочий приход - при отражении других операций поступления денежных средств в кассу, помимо перечисленных выше.

Рисунок 3 – электронная форма документа «Приходный кассовый ордер»
Рисунок 3 — электронная форма документа «Приходный кассовый ордер»

Важно!!!
Прежде всего, в реквизите «Счет учета» следует указать счет учета — 301 или 302, которые определяют тип кассы: гривневая или валютная.
Если выбран счет 302 «Касса в иностранной валюте», то становится доступно к заполнению поле «Валюта». В данном поле следует указать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер на получение денежных средств.

Порядок заполнения документа

Для корректного формирования печатной формы и отражения хозяйственных операций в документе «Приходный кассовый ордер» должны быть заполнены следующие поля:

  1. «Организация» — указывается полное наименование организации в соответствии с уставными документами. Данный реквизит заполняется автоматически на основании информации внесенной в справочник «Организации» (раздел «Главная», группа «Настройки»). Если у предприятия есть обособленное подразделение, то следует установить флаг «По обособленному подразделению» и выбрать подразделение из списка в справочнике «Обособленные подразделения».
  2. «Номер ордера» — указывается порядковый номер Приходного кассового ордера. Непрерывность и упорядоченность данного реквизита обеспечивается механизмом автоматической нумерации, при котором создаваемые номера документов последовательно увеличиваются. При необходимости данный реквизит можно отредактировать вручную.
  3. «От» — указывается дата выписки кассового ордера, которая должна совпадать с датой совершения хозяйственной операции (п.2.6 Положения № 637). Дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если номер дня или месяца меньше десяти, то впереди ставится 0.
    Например: дата 07 июля 2017 года будет записана так 07.07.2017.
    При оперативном формировании дата документа устанавливается в зависимости от настроек, заданных в поле «Рабочая дата» формы «Персональные настройки» (радел «Главное», группа «Настройки»). /
    Если документы формируются задним числом дату следует редактировать вручную.
  4. «Сумма» указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.

На закладке «Реквизиты платежа» указываются основные данные в зависимости от вида операции (контрагент, договор, подотчетное лицо, сотрудник организации, корреспондирующий счет и пр.):

  1. В случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, в форме ввода необходимо указать ставку налога (колонка «НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически. Дополнительно можно установить вывод суммы налога в печатной форме ордера. Для этого на закладке «Печать» следует включить режим «Выводить на печать сумму НДС».
  2. Заполнение реквизита «Статья ДДС» производится выбором статьи движения денежных средств из соответствующего справочника. Информацию в справочнике «Статьи движения денежных средств» (раздел «Справочники», группа «Банк и касса») можно вносить и корректировать в ручном режиме. Справочник «Статьи движения денежных средств» предназначен для ведения учета движений денежных средств по их видам. Элементы этого справочника используются для ведения аналитического учета по счету 30 «Касса».
  3. В колонке «Счета расчетов» указываются номера счетов (и субсчетов), в корреспонденции с которыми отражается получение денежных средств в кассу организации. При отражении оплат от покупателей счета расчетов будут проставлены в эту графу автоматически на основании данных регистра сведений «Счета учета расчетов с контрагентами». Счета, наиболее соответствующие иным видам операций получения денежных средств в кассу, так же могут быть автоматически проставлены в эту графу. При необходимости их можно изменить в ручном режиме.

На закладке «Печать»:

  1. Заполнение реквизита «Назначение денежных средств» производится выбором статьи движения денежных средств из соответствующего справочника. Информацию в справочнике «Назначение наличных денежных средств» (раздел «Справочники», группа «Банк и касса») можно вносить и корректировать в ручном режиме.
  2. В текстовом реквизите «Принято от» автоматически указываются ФИО физического лица, от которого принимаются денежные средства либо наименование контрагента.
  3. Текстовые реквизиты «Основание» и «Приложение» заполняются в ручном режиме согласно требований п.3.10 Положения № 637.
  4. Для автоматической печати в формах ФИО руководителя, главного бухгалтера и кассира (п. 3.3 Положения № 637), необходимо внести эти данные в регистр сведений «Ответственные лица».
  5. Информацию в регистр можно ввести из карточки организации (раздел «Главное», группа «Настройки») по гиперссылке «Ответственные лица».

После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на кнопку , распечатать приходный кассовый ордер и проверить правильность его составления (Рис. 4).
Рисунок 4 – печатная форма документа «Приходный кассовый ордер»
Рисунок 4 — печатная форма документа «Приходный кассовый ордер»

Методика оформления расходного кассового ордера

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2 или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер (работником предприятия, уполномоченным на это руководителем).

В расходном кассовом ордере указывается основание для его оформления, и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (п. 3.4 Положения № 637).

Для отражения операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер» (Рис. 5).

Проводки по счетам учета формируются при проведении документа в зависимости от вида операции указанного в реквизите «Вид операции».

Предусмотрены следующие виды операций:

  • Оплата поставщику - при отражении перечисления наличных денежных средств в качестве оплаты поставщику за полученные товары, работы (услуги). При отражении этой операции в поле «Договор» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «С поставщиком», «С комитентом» или «С комиссионером».
  • Возврат покупателю — при отражении операции возврата денежных средств покупателю. При отражении этой операции в поле «Договор» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «С покупателем», «С комитентом» или «С комиссионером».
  • Выдача подотчетному лицу — при отражении операции выдачи наличных денежных средств под отчет.
  • Выплата заработной платы по ведомостям — при отражении расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ «Ведомость в кассу», по которому выдаются денежные средства.
  • Выплата заработной платы работнику - при отражении расхода денежных средств на выдачу заработной платы конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа необходимо указать документ «Ведомость в кассу», которым регистрируется факт выплаты зарплаты работнику.
  • Взнос наличными в банк — при отражении взноса наличных средств на банковский счет организации.
  • Расчеты по кредитам и займам - при отражении расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. При отражении этой операции в поле «Договор» необходимо указать договор с контрагентом, в котором установлен вид договора «Прочее».
  • Инкассация - при отражении факта сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.
  • Прочий расход - выбирается в остальных случаях.

Рисунок 5 – электронная форма документа «Расходный кассовый ордер»
Рисунок 5 — электронная форма документа «Расходный кассовый ордер»

Требования, предъявляемые к заполнению реквизитов документа «Расходный кассовый ордер», аналогичны заполнению практически всех реквизитов в документе «Приходный кассовый ордер» (см. подробнее раздел «Методика оформления приходного кассового ордера»).

Обратить внимание!
В случае выдачи отдельным физическим лицам наличных денежных средств (в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости необходимо внести в расходный ордер информацию о паспорте физического лица или документе, который его заменяет, указать его наименование и номер, кем и, когда он выдан (п. 3.5 Положения № 637).
В конфигурации данная информация содержится в справочнике физических лиц (раздел «Зарплата и кадры», группа «Справочники и настройки») и при выборе физического лица (сотрудника) из справочника, происходит автоматическое заполнение реквизита «Выдать» на закладке «Печать».

Например: Выдать — Ворошилову Андрею Геннадьевич (2330879438). Основание — Выдача в подотчет на приобретение канц. товаров. Приложение — Служебная записка главного бухгалтера Разумовской Ф.И.

После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на кнопку , распечатать расходный кассовый ордер и проверить правильность его составления (Рис. 6).

Рисунок 6 - печатная форма документа «Расходный кассовый ордер»

Рисунок 6 — печатная форма документа «Расходный кассовый ордер»

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)