Статьи

Январь Февраль Март Апрель Май Июнь
Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь

Жизнь после сертификации: путь к эффективному управлению через автоматизацию элементов СМК.

Нет ничего более легкого, чем быть занятым,
и нет ничего более трудного,
чем быть результативным.
(Ален Маккензи)


Для чего организациям разного масштаба из разных отраслей и разных стран система менеджмента качества (СМК)? Об этом уже много сказано и написано. При этом достаточно часто мы можем наблюдать, как жонглируют понятиями «Система менеджмента качества» и «Сертификат ISO 9001». А ведь между ними столько же общего, сколько между понятиями «Любовь» и «Свидетельство о браке». Может быть любовь без бракосочетания, как может быть и официальный брак без любви. И как гордятся своим счастьем те, кто сумел совместить эти два понятия! Как излучают свет и радость лица супругов, живущих в любви! И, конечно, руководители организаций, которые не только сертифицировались на соответствие ISO 9001, но и осуществляют управление организацией, придерживаясь принципов СМК, могут быть уверены в том, что движутся к устойчивому успеху своих организаций.

Данная статья ориентирована на руководителей организаций, деятельность которых основана на применении принципов системы менеджмента качества, изложенных в серии стандартов ISO 9000. Они могут быть сертифицированными по ISO 9001, готовящимися к сертификации, и даже не думающими о ней. Статья также может пригодиться руководителям и ответственным по качеству тех организаций, которые уже вложили значительные средства и усилия в получение сертификата ISO 9001, и теперь хотят получить от этого максимум выгод.

Прежде всего, давайте обратимся к стратегическим целям организации, ведь каждое начинание в организации должно быть взаимоувязано с ее стратегическими целями. Организации, существующие в условиях рыночных отношений, часто нацелены на завоевание все больших долей рынка своей отрасли, без снижения, а лучше с увеличением рентабельности бизнеса. А что такое «рынок»? Рынок — это потребитель, который диктует свои условия и требования к продукции. Потребитель в современном мире умеет выбирать, ему не достаточно просто хорошего товара, он хочет достойного обслуживания, внимания к себе и своим потребностям. Хочешь достичь успеха — максимально удовлетворяй, старайся предвосхищать требования потребителя. Не это ли основной принцип СМК? Хочешь не просто достичь успеха, а удерживать длительное время лидирующие позиции, гарантировать устойчивый успех своей организации — придерживайся всех принципов СМК.

Как сделать так, чтобы применение принципов управления качеством не было обременительным для организации, не было чем-то отдельным, поглощающим ценное время руководителей и ключевых сотрудников? Как сделать так, чтобы управление качеством являлось неотъемлемой частью управления всей организацией, повышало эффективность управления?
В достижении эффективности управления руководителям организаций способен помочь стандарт ISO 10014:2006 «Управление качеством — Указания по получению финансовых и экономических выгод». Стандарт ISO 10014:2006 содержит перечисление методов и средств, внедрив которые на практике, организация может получать достижимые финансовые и экономические выгоды. В этом стандарте для каждого принципа менеджмента качества, изложенного в серии стандартов ISO 9000, были применены процессный подход и методика: планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер (PDCA).

Вот лишь некоторые из предложенных в стандарте ISO 10014:2006 методов и средств:

  • Управление связями с потребителями (CRM)
  • Обработка ответов и жалоб
  • Измерение и анализ обратной связи с потребителями
  • Аудит продукции, процессов
  • Система сбалансированных показателей
  • Планирование повышения и аттестации квалификации сотрудников
  • Внутренние и внешние контакты
  • Контроль несоответствий
  • Построение блок-схем и отображение процессов
  • Управление знаниями
  • Статистическое управление процессами (SPC).

Всего в стандарте ISO 10014:2006 перечислено порядка 80-ти различных методов и средств, применив которые в указанных в стандарте процессах управления организацией, можно получить вполне определенные достижимые финансовые и экономические выгоды.

А как применить эти методы и средства управления компанией? Чтобы выбранный руководителем метод начал работать, давая ощутимый результат, необходимо его тщательно изучить и ответить на вопросы: что необходимо сделать, кому сделать, как сделать, когда сделать, где сделать. Надо научиться самому и научить других. А некоторые методы практически невозможно применить, не используя специальные программные средства.

И вот тут кроется важное открытие: современные программные средства снимают необходимость глубоко изучать математические, статистические и вероятностные формулы, заложенные в большинство перечисленных выше методов управления.

Нет необходимости разрабатывать и расписывать последовательность действий, она уже заложена в программе. Это не только облегчает применение выбранных методов и средств, но и снижает риск их неверного применения, ошибочной трактовки результатов.
Многие современные EPR-системы уже содержат в себе встроенные запрограммированные методы и средства планирования, контроля, управления организацией. Применение ERP-системы — это не просто применение компьютерной программы, — это внедрение управленческих концепций, реализация которых стала возможной благодаря компьютерам. При этом важно помнить, что организация не просто автоматизирует текущий образ деятельности, а улучшает его, изменяет за счет полноценного применения управленческих концепций, заложенных в программе.

Выбор конкретной ERP-системы зависит от многих факторов, в числе которых цели и задачи внедрения системы, исходящие из стратегических целей организации, а также ресурсные возможности организации. Не секрет, что внедрение полноценной EPR-системы весьма дорогостояще и его может позволить себе не каждая организация.
Руководители тысяч организаций среднего и малого бизнеса нуждаются в программных средствах, способных помочь им более эффективно, более выгодно управлять своей организацией. И их взоры все чаще обращаются на программные продукты фирмы «1С», которые уже давно переросли просто «учетные программы», которые стали полноценными управленческими системами. Весомые преимущества семейства продуктов «1С:Предприятие» перед западными ERP-системами состоят в том, что в них учтена специфика бизнеса на постсоветском пространстве, они удовлетворяют требованиям государства, и, что немаловажно, поддерживаются огромным количеством сертифицированных специалистов.

В крупных программных решениях фирмы «1С» реализовано определенное количество методов и средств, перечисленных в стандарте ISO 10014:2006, например: управление связями с потребителями (CRM), обработка жалоб, управление внутренними аудитами, управление персоналом, управление знаниями, и другие. Однако они разбросаны по разным учетным подсистемам, что затрудняет их применение и системный анализ. Также оставались не охваченными другие необходимые процессы системы менеджмента качества, такие как: анализ со стороны руководства, планирование и учет получения отзывов от потребителей, и другие. А ведь и они могут быть формализованы и предоставлены как готовые инструменты руководителям и ответственным по качеству различных организаций.
В этом смысле актуальным и востребованным стало новое программное решение «ABIS-ISO 9001», объединившее в себе все ключевые процессы СМК. Это решение может работать как самостоятельная программа, и может быть объединено с уже используемыми организацией программными продуктами семейства «1С:Предприятие 8».

Главное преимущество при применении решения «ABIS-ISO 9001» для автоматизации процессов СМК состоит в том, что система управления качеством становится действительно работающей, приносящей пользу организации. За счет чего? Давайте подумаем, что необходимо делать каждому руководителю на любом уровне организации? Ему необходимо принимать управленческие решения. Для принятия обоснованных управленческих решений руководителю необходима информация, и очень важно, чтобы она была точной, правдивой, свежей. Только в этом случае снижается риск принять неверное решение, или запоздалое решение. Благодаря автоматизации процессов управления руководитель получает не только актуальную, достоверную, легко доступную, обработанную информацию, она еще и не разрозненная, а составляет целостную картину происходящего в организации.

Благодаря применению программного решения «ABIS-ISO 9001» управленческие решения можно принимать оперативно, своевременно, на основе фактов, системно, контролируемо, а значит — наиболее эффективно! То есть именно так, как и следует управлять организацией, опираясь на принципы СМК.

Еще одним важным преимуществом решения «ABIS-ISO 9001» является его экономичность — совсем невелики затраты на поддержание автоматизированной системы. При этом факты и информация о протекающих в организации процессах, об обороте документов, быстро сохраняются, обрабатываются и быстро извлекаются в виде аналитических отчетов. Не говоря уже о том, что на подготовку к проверочным и ресертификационным аудитам системы менеджмента качества тратится очень мало времени, средств и «нервов». Не надо перебирать бумажные папки, накопленные в течение года, чтобы удостовериться, что не пропал ни один из протоколов качества. Не надо ходить по подразделениям и проверять, чтобы на каждом рабочем месте были в наличии все необходимые нормативные документы последних утвержденных версий.

Программное решение «ABIS-ISO 9001» заметно оптимизирует работу не только руководителей организаций разного масштаба, но и их подчиненных. Документация СМК и другие важные в работе документы и записи управляются при помощи системы электронного документооборота. Любой сотрудник, рабочее место которого оснащено компьютером, может мгновенно получить необходимый в работе документ последней версии, если на доступ к этому документу ему назначены права. Документы упорядочены, по ним реализован полнотекстовый поиск, обеспечено резервное копирование. Реализованы бизнес-процессы согласования, утверждения, ознакомления, исполнения. Организован контроль исполнительской дисциплины, ведется учет времени работы с документами и записями.

Вам известно, что при работе с документами, 70% времени тратится на поиск нужного документа, и лишь 30% — на работу с ним? В системе электронного документооборота Вы и Ваши сотрудники экономите эти 70% времени, и можете использовать их на что-то более важное и полезное.

В итоге — ощутимое повышение результатов, надежности и устойчивости организации. В итоге, руководители могут обоснованно гордиться тем, что у них в организации внедрена, поддерживается и развивается система управления качеством, а непросто имеется в наличии сертификат ISO 9001. Полноценно работающая система управления качеством добавляет организации ценность, как добавляет каждому из нас полноту ощущения жизни любовь.

Решение «ABIS-ISO 9001» разработано специалистами компании «Абис-Софт» для собственных процессов в 2006 году, когда руководство компании приняло решение о создании сертифицированной СМК с целью повышения клиенториентированности и конкурентоспособности компании. Применение этого программного решения у себя позволило компании «Абис-софт» без замечаний и несоответствий пройти сертификационный, два проверочных и ресертификационный аудиты на соответствие ISO 9001. Известно, что единичный успех — это случайность, повторившийся дважды успех — это совпадение. А успех, достигнутый три и более раз — это результат работы системы. В нашем случае — это результат работы автоматизированной системы управления процессами СМК.

В современном мире автоматизация элементов управления организацией — это не роскошь, а необходимый инструмент эффективного управления для достижения финансовых и экономических выгод.

14.01.2010г.
Заместитель директора по качеству «Абис-Софт»
Наталья Камышева

Обращайтесь и мы найдем лучшее решение для Ваших задач! Звоните: (0482) 34‒33‒22, (044) 360‒56‒00, (050) 392‒87‒55, ICQ 623647809, e-mail:

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)