Статьи

Как   держать руку на   пульсе бизнеса в   эпоху перемен или «Рапорт руководителю»

Как получить оперативную информацию о состоянии дел на предприятии

Перед руководством любого предприятия всегда стоит вопрос: как оперативно получить всю необходимую информацию о состоянии дел на предприятии. Руководителя могут интересовать все аспекты деятельности: кредиторская и дебиторская задолженность, графики платежей и планы поступлений денежных средств, текущие объемы продаж и валовая прибыль и многое другое. На практике это нередко выливается в толстую пачку отчетов от разных служб предприятия, которые ежедневно загромождают стол руководителя. Разобраться в таком объеме информации, разобщенной и зачастую противоречивой, довольно сложно, а значит, руководитель вместо инструмента, помогающего оперативно принимать решения на основании сложившейся ситуации, получает головную боль в виде трудоемкой и кропотливой работы с большим количеством разрозненных бумаг. Даже в условиях стабильности и процветания это может помешать развитию бизнеса, а в условиях нагрянувшего кризиса это может привести к самым плачевным последствиям.

Понятно, что в качестве источника актуальной и достоверной информации, необходимой для принятия решений, руководители рассчитывают на современные информационные системы. При этом в кризисной ситуации руководителю необходимо принимать решения оперативно и времени на то, чтобы детально изучить все возможности системы — средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок показателей и т.д. — у него может просто не хватить. Поэтому очень важно, чтобы информационная система служила активным источником необходимых сведений, поставляла их на регулярной основе, в заданное время, в удобной и наглядной форме, чтобы ключевые показатели можно было охватить одним взглядом. В управленческих решениях системы «1С:Предприятие 8» для этих целей предусмотрен отчет « Рапорт руководителю». Он отвечает на вопросы «Сколько и кому мы должны?», «Какие поступления и выплаты запланированы в ближайшем будущем?», «Насколько эффективно работают менеджеры?», «Какими финансовыми ресурсами мы можем располагать?» и многие им подобные. Он позволяет получать информацию о положении дел в компании одним кликом не только в виде таблиц, но и разнообразных графиков и диаграмм, позволяющих быстро определить качественные закономерности, взаимосвязи между ключевыми показателями и основные тенденции их изменения. Функция «drill-down» позволяет получить разнообразные детальные расшифровки агрегированных показателей, что еще более упрощает интерпретацию информации и позволяет получать ответы на уточняющие вопросы без обращения к сотрудникам.

Контроль оборотных средств

Кризис привел к дефициту оборотных средства, заемные средства стали слишком дороги, необходимо найти источники оперативного финансирования, остановить необоснованный расход средств.

Используем «Рапорт руководителю», он содержит инструментально — аналитический пакет отчетов для контроля над оборотными средствами (Рис.1):

  • Денежные средства. Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
  • Дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
  • Расчеты с подотчетными лицами за день и произвольный период.
  • Данные по остаткам и движению товаров на складах, в том числе данные по зарезервированным товарам, переданным на реализацию и свободных остатках товаров.
  • Сводные данные по оборотным средствам и оборотному капиталу.

Щелкните для увеличения

Рисунок 1. Оборотные средства.

Вопросы контроля оборотных средств тесно связаны с прогнозированием и общим учетом денежных средств на предприятии.

Контроль финансовых ресурсов

Для принятия решений в условиях кризиса необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.

Используя «Рапорт руководителю», поставим под контроль прогнозирование движения денежных средств (рис.2.1 — 2.3)

  • Движение денежных средств (рис.2.1). Данные о движении денежных средств за день и период на расчетных счетах и в кассах компании.
  • Планируемые поступления и платежи (рис.2.1). Анализ плановых данных о поступлениях и платежах на расчетных счетах и в кассах компании, а также сопоставление плановых и фактических данных в абсолютном и процентном выражении.
  • Платежный календарь (рис. 2.2). Данные о планируемых платежах, поступлениях и остатках денежных средств за день и период.
  • Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассах компании. Данные выводятся в виде диаграмм.
  • Приход и расход денежных средств в разрезе статей движения (рис. 2.3). Данные выводятся в виде диаграмм.

Рисунок 2.1. Денежные средства. Движение денежных средств и планируемые поступления и платежи.

Рисунок 2.2. Денежные средства. Платежный календарь.

Рисунок 2.3. Денежные средства. Диаграммы движения денежных средств в разрезе статей движения.

Анализ продаж

Не допустить значительного снижения продаж товаров и услуг в период кризиса -важнейшая задача для руководителя предприятия, мониторинг динамики данных процессов в абсолютных и относительных единицах измерения должен быть как можно более оперативным и достоверным, необходимы ответы на вопросы:

  • На какую сумму было продано продукции?
  • Сколько денег было получено за период?
  • Какова прибыль, что с ее динамикой?

Инструмент «Рапорт руководителю» позволит проанализировать (рис. 3.1, 3.2):

  • Объем продаж (рис. 3.1). Данные об объеме продаж за период в сравнении с плановыми данными.
  • Соотношение объема продаж и поступления денежных средств.
  • Валовая прибыль за период. Данные о валовой прибыли за период в процентном и суммовом выражении в виде диаграмм.

Рисунок 3.1. Продажи и поступления за период.

Рисунок 3.2. Валовая прибыль за период.

Анализ товарных запасов

В складских запасах, возможно, необоснованно заморожена часть так необходимых сейчас оборотных средств.

«Рапорт руководителю» содержит отчеты (рис. 4):

  • Оценка ликвидности склада. Оценка ликвидности складов компании за период в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года в указанных ценах
  • Себестоимость товарных запасов. Оценка закупленных за период товаров в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года

Рисунок 4. Себестоимость товарных запасов

Оперативная информация в условиях кризиса необходима без задержек — особенностью «Рапорта руководителя» является возможность формирования и передачи отчета руководителю автоматически.

Можно сохранять отчет, отправлять его по электронной почте, для этого нужно указать адреса электронной почты, по которым будет проводиться рассылка. В таблице «Время автопубликаций» можно указать время, в которое будет происходить автоматическое формирование и отправка отчета.

Рисунок 5. Настройка дополнительных параметров отчета.

Таким образом, «Рапорт руководителю» может быть полезен при мониторинге воздействия антикризисных мероприятий на комплексное состояние предприятия в режиме реального времени — он позволяет выставить определенные контрольные значения, которые будут отслеживаться при организационных изменениях. Состав отчетов в «рапорте руководителю» можно расширять под специфику каждого предприятия, используя систему отчетности «1С:Управление производственным предприятием» и развитые аналитические возможности системы программ «1С:Предприятие 8».

Беслатная демонстрация и консультация по выбору «1С»:
+38 (050) 392‒87‒55 или +38 (048) 773‒76‒26
+38 (097) 887‒91‒40 или +38 (044) 360‒00‒56

С полным перечнем программ и ценами на них можно ознакомиться здесь.

Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием для Украины 8» в компании «Лукойл» (Одесса) Отзыв о внедрении регламентированного и бухгалтерского учета в компании «Винфорт» (Киев, Одесса) Отзыв о проекте IT-аудита в компании «Олдi» (Киев, Донецк, Житомир, Днепропетровск, Симферополь) Отзыв о проекте комплексной автоматизации в компании «Виола» (Запорожье) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Пласке» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта комплексной автоматизации в компании «Солнечная долина» (Одесса) Отзыв о внедрении программного комплекса «1С:Управление торговлей для Украины 8» в компании «Тумен» (Одесса) Отзыв о внедрении проекта автоматизации оперативного учета в компании «Эста Холдинг» (Донецк, Киев) Отзыв по обучению работе в программном комплексе ABIS-ISO сотрудников «Таврия-В» (Киев, Одесса, Николаев, Харьков, Львов и пр.)