Автоматизация процессов системы менеджмента: практические выгоды для руководителя
Наталья Камышева
заместитель директора по качеству «Абис-Софт»
Каждому руководителю приходится принимать решения. Для этого необходима ИНФОРМАЦИЯ, И не просто информация, а ПРАВДИВАЯ и СВОЕВРЕМЕННАЯ информация. Особенно это критично при принятии важных решений (а я думаю, что все управленческие решения являются важными для компании).
Очень трудно принять ВЕРНОЕ управленческое решение, основываясь на чьих-то предположениях, высказанных на прошлой неделе, не правда ли?
Для формирования картины происходящего в компании и в ее структурных подразделениях требуются ФАКТЫ — актуальная информация по многим аспектам. Эти факты не берутся сами по себе, они не придумываются на ходу перед очередным заседанием или собранием руководства. Необходима отлаженная схема ежедневного (ежеминутного) накопления фактов по функционированию компании. Именно это и реализует АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА.
Рассмотрим, например, систему «ABIS-ISO», предназначенную для автоматизации документооборота и управления процессами системы менеджмента.
В любой момент можно МГНОВЕННО получить такую информацию:
- Какие документы у кого из сотрудников находятся, что с этими документами им надо сделать, и к какому сроку надо сделать. Отсюда можно получить ответы на такие вот к примеру вопросы (заметьте, все основано на фактах!):
- Выполняют ли сотрудники свои задачи вовремя?
- На сколько дней обычно задерживает согласование договоров юрист?
- Много ли задач, адресованных Петру Ивановичу, возвращается на доработку?
- На что уходит рабочее время сотрудников каждого моего подразделения.
- Сколько претензий поступило за прошлый квартал (месяц, год, ...), обоснованы ли они, каковы были причины, как разобрали и довольны ли в итоге клиенты.
- Каковы результаты внутренних аудитов системы менеджмента за прошедший (текущий) год (квартал, месяц, ...).
- Насколько результативны процессы моей компании — вписываются в нормальные значения показателей, попадают в допустимую погрешность или уже вышли за пределы допуска?
- и многое другое.
Вся эта информация не только доступна в любой момент времени руководству и ответственным лицам, она же предъявляется аудиторам сертифицирующего органа для подтверждения соответствия работающей системы менеджмента требованиям стандарта (ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001 и любой их комбинации).
Полнота и удобство получения аналитической информации позволяет:
- Быстро принимать управленческие решения.
- Проводить анализ качества бизнес-процессов.
- Своевременно принимать превентивные меры (предупреждающие действия).
- Оперативно реагировать на любые ситуации (претензии, несоответствия, отзывы, улучшения, предложения).
- Дешевле готовиться и проходить сертификационные и проверочные аудиты систем менеджмента.
Организация становится прозрачной и управляемой для собственников и ТОП-менеджмента на уровне действий и исполнителей. Также значительно повышается эффективность обмена данными между структурными подразделениями.
Вывод: применение автоматизированной системы для управления процессами системы менеджмента значительно сокращает затраты, связанные со сбором фактов для принятия управленческих решений, а также с внедрением и функционированием систем менеджмента, подготовкой к сертификационным и регулярным проверочным аудитам.
Обращайтесь и мы найдем лучшее решение для Ваших задач! Звоните:
