12 выгод внедрения «1С: Документооборота», отмеченных пользователями
В последнее время на рынке автоматизации все чаще и чаще проявляется интерес компаний к системе электронного документооборота. Обусловленный очевидными преимуществами, которые он предоставляет пользователям: упорядочение работы сотрудников с документами, возможность вернуться к предыдущим версиям документа, сокращение времени на поиск нужной информации и т.д.
Наша компания «Абис-Софт» последние два года успешно внедряет «1С: Документооборот 8». Исходя из опыта ряда выполненных проектов, мы проанализировали результаты и выделили 12 ключевых выгод, которые получает компания в результате внедрения системы нашими специалистами-практиками. К тому же все эти преимущества подтверждены нашими клиентами после запуска системы электронного документооборота.
- В компании появляется безопасное централизованное структурированное хранилище ВСЕХ документов, т.е. настоящий электронный архив.
- Благодаря версионности стало всегда видно кто, когда и какие изменения вносил.
- Информация стала передаваться мгновенно и точно между всеми пользователями, работающими в системе.
- Осуществляется быстрый полнотекстовый поиск любой исторической информации по всевозможным критериям.
- Стало возможным согласовывать электронные документы или сканированные копии (счет, приказ, бюджет и т.д.) по логике любой сложности, принятой в Вашей компании.
- Автоматизирована зависимость маршрутов бизнес-процессов от различных условий (например, документы по VIP-клиентам или с суммой выше определенной, отправляются сразу к руководству).
- Появился контроль исполнительской дисциплины, поскольку автоматизированы процессы постановки задач подчиненным и контроля их выполнения.
- Реализовано автоматическое заполнение полей в документах Word и OpenOffice из карточки документа системы. При этом используются корпоративные шаблоны документов.
- В электронном архиве учитываются все документы, их местонахождение физического оригинала и копии в компании, в т.ч. «на руках» у сотрудников.
- Теперь можно легко отследить историю работы с документами, например фиксацию входящего документа и исходящего ответа на него.
- Напоминания о регулярных ежемесячных задачах по бизнес-процессам компании система показывает автоматически на экранах пользователей.
- Учет договоров стал удобным и прозрачным: в системе предусмотрено все практические операции с подготовкой, согласованием и хранением, в том числе, автопродление с уведомлениями пользователям, расторжение с ссылкой на основание и многое-многое другое.
Описанные практические моменты в комплексе составляют значительный эффект легкости, скорости и точности в работе компании. Работа с документами и бизнес-процессами, реализованными в информационной системе, сопровождают и облегчают основную деятельность компании, а также значительно повышают безопасность информации.
Дедова Ульяна,
бизнес-аналитик компании «Абис-Софт»,
сентябрь 2011 г.
